Teletrabajo. Trabajar en remoto. Consejos Prácticos y Herramientas
Aunque tan de moda esté este modo de trabajo tras la pandemia de la covid-19, lo cierto es que históricamente se ha venido practicando de forma común en países como Estados Unidos o en puestos de trabajo informáticos u otros puramente digitales.
Gracias a la pandemia, el mundo digital se ha acelerado exponencialmente y hemos acogido otras modalidades y hábitos de trabajo. Ya quedó atrás ese pensamiento en las empresas de medir el rendimiento de los empleados por horas, sino hacerlo por productividad y resultados.
Si eres de los empleados que durante este año están comenzando a practicar esta modalidad de trabajo, a continuación, te dejamos unos consejos muy útiles que te ayudarán en tu día a día:
- El primer consejo e indispensable es tu conexión a internet. Para el teletrabajo esto es fundamental. Lo aconsejable es que dispongas en casa de red de fibra óptica que te permita navegar a total velocidad y no sufras ningún corte. Y, una pregunta fácil, ¿Qué fibra te proporciona justo eso? La fibra de Fibranet proporciona hasta 1Gb (1000 Mb) para disfrutar de una conexión de 10. Idónea para una jornada de teletrabajo sin problemas e incluso para el ocio posterior sin cortes (videojuegos, etc.). Es importante que, si estás en una reunión con tu jefe o tus compañeros, pueda existir una conversación fluida y no haya cortes. Resulta muy incómodo tener este tipo de problemas a mitad de una reunión o haciendo algo importante de trabajo.
- El segundo consejo sobre el teletrabajo es que, para crear desde bien temprano una rutina, te vistas como para ir a tu puesto de trabajo. Esto es algo que puede resultar poco importante o algo secundario, pero no. Si estás en pijama, a parte de que no es muy higiénico, no tienes la predisposición ni esa mentalidad de que estás trabajando y, al final, lo vas arrastrando durante el día y no resulta muy productivo. Lo primero que debes hacer es cambiarte de ropa como para ir a trabajar, porque este gesto subconscientemente hace que tu cerebro se prepare para ese modo de “ah, ya no estás en casa, sino que te estás de camino al trabajo”.
- El tercer consejo es crear un espacio de trabajo. Esto se refiere a que no te debes poner con el portátil en cualquier parte de la casa con música o una serie de fondo, porque esto es completamente equivocado al concepto de teletrabajo. Tiene que tener un sitio, aunque sea un rincón en tu casa (aunque si puede ser una habitación mejor), en el que lo dediques única y exclusivamente para trabajar. Esto quiere decir que no debes llevarte comer ahí, ni ver la tele o hacer otras tareas de ocio.
- El cuarto consejo es organizar la jornada de trabajo. Un consejo es que utilices una libreta o agenda (física o digital). Al principio de la jornada de trabajo, apunta las tareas que tienes que hacer durante el día. Además, cumple tus horarios de trabajo y, cuando termine tu jornada laboral, no contestes mails, ni whatsapps relacionados con el trabajo, ni llamadas. No malacostumbres a tus jefes/clientes a que estás siempre disponible porque estás teletrabajando, sino que tienes tu jornada laboral como si fuera una oficina, pero estando en casa. Cambia el espacio, pero no tu disponibilidad.
- El quinto consejo es el uso de la técnica “pomodoro”. ¿Qué es la técnica “pomodoro”? Se basa en dividir la jornada de trabajo en franjas de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso. Esto hace que se estructure mucho mejor tu rutina a la hora de trabajar, de manera mucho más productiva. Básicamente lo que hace es dividir en cuarto franjas de 25 minutos con 3 periodos de descanso y el último, en lugar de 4 minutos, sea de 15 minutos. Aunque suene pesado, esta técnica funciona realmente bien. Dinamiza la jornada laboral y la estructura mucho mejor. Además, ayuda a descansar de lo que estás haciendo y a establecer periodos de pausa. En esos periodos de descanso lo aconsejable es ponerte de pie y caminar un poquito por la sala o por la casa, y después volver a tu puesto de trabajo. Importante que durante ese tiempo de pausa no dediques ni un minuto a redes sociales o cualquier tipo de ocio que te perturbe el descanso. Se trata de pausas para movernos un poco y continuar.
¿Qué aplicaciones existen para teletrabajar? ¿Qué herramientas necesitas?
Lo primero es que entiendas estas dos problemáticas que pueden sucederte cuando comienzas a trabajar desde casa: La comunicación con nuestros compañeros va a bajar porque “estás aislado” y no puedes comunicarte tan eficientemente y, por otro lado, la productividad también es probable que baje, porque cuando estás en un entorno de trabajo también estás más activo trabajando, pero cuando estás en casa hay más distracciones. Por tanto, estas 5 herramientas te van a ayudar a que la comunicación y la productividad suban o, al menos, se queden igual que si estuvieras trabajando en la oficina.
La primera herramienta es Trello. Va muy bien a la hora de organizar en un equipo las diferentes tareas. Mayormente se utiliza para crear un flujo, una cadena de montaje, las tareas entran en una columna y cuando se van completando las vas arrastrando a la siguiente columna. De esta forma te permite trabajar en equipos muy bien porque todos enseguida pueden ver el flujo de trabajo. Es una herramienta que tienes que forzarte a usarla hasta que se vuelve indispensable. Al principio te costará porque irás un poco lento si tienes que volver a Trello, coger la tarea, arrastrarla, poner una fecha… Esto puede suponer una fricción al principio que te puede asustar, pero si lo haces, al final, se va a volver indispensable porque te facilita muchísimo el flujo de trabajo y saber qué hace cada persona. A parte de Trello, existe también Asana, muy similar en cuanto a funcionamiento y objetivo de la herramienta.
La segunda herramienta es Zoom, sirve para poder comunicarte y hacer reuniones de equipo con tres, cuatro, cinco incluso diez personas. Tiene varios detalles que la diferencian, uno de ellos es que, por ejemplo, cuando una persona habla, zoom detecta que está hablando y te la pone en pantalla. Es una herramienta gratuita hasta los primeros niveles. Esta herramienta como verás, también sirve para elevar la comunicación con nuestros compañeros como con Trello. A parte de Zoom, Google Meet te da unas facilidades muy similares y te cubre el mismo objetivo (reuniones en equipo).
La tercera herramienta también facilita la comunicación con nuestros compañeros, WhatsApp Web. Es una red de comunicación informal, pero si la utilizas para hablar con clientes o proveedores, e incluso con tus compañeros por grupo o de forma individual, es la más versátil y práctica.
Como cuarta herramienta, para elevar tu productividad, un cronómetro online. Hay varios enlaces que puedes usar de forma muy sencilla y gratuita. Y, ¿por qué un cronómetro va a hacer que seas más productivo? Pues bien, es muy interesante porque bloquear tiempos hace que seas mucho más productivo. Por ejemplo, si vas a hacer una tarea, puedes poner el cronómetro con los minutos que quieras destinar a ella e ir viendo como va bajando el tiempo. Psicológicamente tú vas a trabajar en una tarea y al lado tendrás un cronómetro de forma virtual que va bajando el tiempo y resulta un desafío, tienes que acabar la tarea en ese tiempo. También nos sirve para medir tiempos si aplicamos la técnica “pomodoro” anteriormente descrita.
La quita herramienta va ligada a sacar las distracciones del ordenador, Remove Recommendations. Lo que hace es que te elimina las recomendaciones de YouTube y, si quieres, también de Facebook. Por ejemplo, imagina que estás en casa y necesitas buscar un artículo o un vídeo de alguien que te enseñe algún concepto que necesites para tu trabajo. Entras en YouTube y comienzas a ver todas las recomendaciones y, sin darte cuenta, estás en las profundidades de YouTube viendo vídeos que no tienen nada que ver con lo que inicialmente buscabas. Esta herramienta lo que te hará será que no se muestren las recomendaciones y puedas centrarte en buscar solo lo que necesitas para tu trabajo.
¿Qué aspectos debemos cuidar en el teletrabajo?
Como comentábamos al comienzo del post, uno de los consejos es crear una rutina, vestirte como si fueses al centro de trabajo. Pues bien, además de que sea para crear una rutina, sirve para cuidar varios aspectos importantes en el teletrabajo. ¿Por qué? A todos nos ha pasado que estamos teletrabajando y, de pronto, hay una reunión urgente, imprevista, con tu jefe o cliente e incluso una reunión de equipo o con tus compañeros en la que nos tenemos que unir a la videollamada. Por eso, es importante que tengamos buena presencia y, al menos, de cintura para arriba tengamos la misma que si estuviésemos en la oficina.
Otro aspecto a cuidar es el entorno. Igual de importante es tu presencia que la de la habitación o despacho que estés. Esto quiere decir que, igual que se nos ve a nosotros en una video llamada, también se ve lo que hay detrás. Si esto está desordenado, sucio, con fotos o cosas personales que no procede mostrar, da una presencia más acertada y cuidada o menos. Por lo que también puede decir mucho de nosotros.
Por último y ligado a un aspecto menos estético y más a cuidar de forma personal, es nuestra salud. Teletrabajar nos vuelve, durante la jornada de trabajo al menos, más sedentarios. Por lo que, si sigues el método “pomodoro” u otros, te recomendamos que hagas pausas para moverte. Y si puedes, lo combines con deporte. El deporte es salud y nos ayuda también a ser mucho más productivos en nuestro día a día. También te recomendamos que lleves una alimentación equilibrada y marcada por horas, es decir, no aproveches para comer entre horas porque estés más cerca de la despensa.
¿El teletrabajo es una forma de trabajo regulada?
Por supuesto que sí, igual que si estuviéramos en nuestro puesto de la oficina físicamente. Las empresas y los trabajadores tienen las mismas obligaciones. La empresa debe tratar al trabajador de la misma forma que si estuviera en su puesto físico y el trabajador debe cumplir con las mismas obligaciones.
